5 Möglichkeiten für ein besseres Sanktions-Screening

Verstärkte Bemühungen zur Durchsetzung rücken die Einhaltung von Sanktionen ins Rampenlicht. Finanzinstitute stehen unter dem Druck, besser mit den Anforderungen der Aufsichtsbehörden Schritt zu halten. Des Weiteren erwarten Kunden weiterhin einen außergewöhnlichen Service – dies bedeutet vor allem einen schnellen und reibungslosen Service.

Der Schlüssel liegt in einem sorgfältigen, risikobasierten Ansatz für das Sanktions–Screening, bei dem hochwertige Echtzeitdaten und die Implementierung eines Technologie-Stacks gleichermaßen berücksichtigt werden. Auch wenn ein und derselbe Ansatz nicht für alle geeignet ist, gibt es einige Ziele, die alle Finanzinstitute verfolgen sollten, um sich in der schnelllebigen und komplexen Sanktionslandschaft der Weltwirtschaft erfolgreich zurechtzufinden.

1. Reagieren Sie prompt auf Änderungen

Regierungsstellen veröffentlichen und aktualisieren Sanktionslisten in reglmäßigen Abständen. Daher ist für Finanzinstitute Zeit ein entscheidender Faktor, denn es liegt in ihrer Verantwortung, auf Änderungen zu achten und umgehend darauf zu reagieren. Wird der Geldfluss an sanktionierte Unternehmen und Einzelpersonen nicht gestoppt, kann von den Aufsichtsbehörden eine hohe Geldstrafe verhängt werden.

Damit die Finanzinstitute reagieren können, müssen ihnen allerdings die richtigen Daten vorliegen, und zwar rechtzeitig. Um Lücken bei der Einhaltung der Vorschriften zu schließen, ist es ratsam, die vom OFAC, der EU und den Vereinten Nationen geführten Listen sowie die spezifischen Listen der Länder oder Regionen zu überwachen, in denen sie tätig sind. Da es jedoch erhebliche Überschneidungen gibt, ist eine Lösung zur Listenverwaltung, die Daten konsolidiert und Aktualisierungen in Echtzeit bietet, unerlässlich, um die verschiedenen Änderungen über alle Sanktionsprogramme hinweg im Auge zu behalten und schnell reagieren zu können.

2. Verringern Sie die Entscheidungsmüdigkeit

False-Positives während des Transaktionsprüfungsprozesses verwandeln einen automatisierten Prozess in einen manuellen, und dieser ist anfällig für menschliches Versagen, das, zumindest zum Teil, auf Entscheidungsmüdigkeit zurückzuführen ist. Dies widerspricht den Erwartungen der Kunden, dass Transaktionen in Sekundenschnelle abgeschlossen sein sollten.

In Finanzinstituten empfiehlt es sich daher, robuste Regelwerke einzusetzen, anhand derer eine Vielzahl von Szenarien überprüft werden können. Unter Berücksichtigung eines spezifischen Sanktionsrisikoprofils und des Risikoappetits, können Regeln so angepasst werden, dass die Qualität der generierten Warnungen zu optimieren werden kann. Es ist möglich, Transaktionen nach Schweregrad zu kennzeichnen – von einfachen Korrekturen bis zum kompletten Stop der Transaktionen . Auf diese Weise können die Compliance-Beauftragten die Warnungen effizient einordnen, Gelder schneller freigeben und den Kunden letztendlich ein nahtloseres Erlebnis bieten.

3. Weniger False-Positives

False-Positives blockieren den gesamten Prozess zur Einhaltung von Sanktionen und zwingen die Compliance-Beauftragten, die Namen einzeln manuell mit Sanktionslisten abzugleichen, was bei häufigen Änderungen einen hohen Aufwand bedeutet. Die Warnmeldungen häufen sich (bei der HSBC haben sich einst 17.000 Warnungen gestaut, die auf eine Untersuchung warteten), und Rückstände werden schnell unüberwindbar.

Durch das Whitelisting bestimmter Übereinstimmungen wird verhindert, dass dieselben Ergebnisse erneut angezeigt werden, nachdem sie als genehmigt markiert wurden. Dadurch sinkt die Zahl der Fehlalarme, die im Laufe der Zeit bei ähnlichen Suchvorgängen auftreten. Zusammen mit der Verwendung von Teilübereinstimmungsebenen können Compliance-Beauftragte ihre Untersuchungen priorisieren und den Zeitaufwand für irrelevante Übereinstimmungen reduzieren.

4. Nutzen Sie vorhandene Systeme

Geschwindigkeit ist heute weniger ein Wettbewerbsfaktor als vielmehr eine Erwartung seitens der Kunden – und der Regulierungsbehörden. Ein einfacher, aber wichtiger Schritt zum Erreichen von reibungslosen Transaktionen und zu einer maximalen Effizienz in den Arbeitsabläufen, ist die Implementierung von Prozessen und Systemen, die mit Ihrer vorhandenen Technologie kompatibel sind. Dies erlaubt Ihren Compliance-Beauftragten, die positive Benutzererfahrung zu erbringen und ermöglicht gleichzeitig eine schnelle Reaktion auf aktualisierte Sanktionen.

Finanzinstitute sollten sich beim Sanktions- Screening für Tools entscheiden, die sich über eine RESTful-API und eine Reihe von Webhooks in vorhandene Zahlungsverarbeitungssysteme integrieren lassen. Diese ermöglichen eine bidirektionale Datenübertragung zwischen Systemen. Auf diese Weise steht Compliance-Beauftragten eine zentrale, geschlossene Plattform zur Verfügung, über die Transaktionen schnell und effizient überprüft und abgewickelt werden können.

5. Führen Sie Protokoll

Die Einhaltung von Sanktionen muss für Aufsichtsbehörden nachgewiesen werden können. Finanzinstitute müssen den Aufsichtsbehörden gegenüber nachweisen können, dass Zahlungen an sanktionierte Personen oder Einrichtungen effektiv durch ihre Prozesse storniert wurden.

Ein leicht nachvollziehbarer Pfad zur Überprüfung ist dafür unerlässlich. Werkzeuge, die die Nachverfolgung von Sanktionsaktivitäten in Bezug auf eine bestimmte Person oder Organisation sowie die Reaktion des Finanzinstituts auf Änderungen hinsichtlich dieser Aktivitäten automatisieren, eliminieren das Risiko menschlicher Fehler und sorgen dafür, dass solche Informationen leicht zugänglich sind.

Die manchmal widersprüchlichen Anforderungen von Kunden und Aufsichtsbehörden zu erfüllen, ist eine ziemliche Herausforderung. Da Sanktionen – insbesondere in den USA – zunehmend als „Mittel der ersten Wahl“ gelten, wird die Aufgabe vermutlich noch komplizierter, vor allem wenn die außenpolitischen Ziele auseinander gehen. Beides zu jonglieren erfordert einen agilen, automatisierten Ansatz, der Ihr Unternehmen mit den aktuellsten Sanktionsdaten versorgt und der auf Ihre spezifischen Workflow-Anforderungen sowie die besonderen Herausforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt werden kann.

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